Der digitale Posteingang – Pflicht und Kür

Von überall arbeiten zu können, ist nicht nur ein Wunsch, sondern in Zeiten wie diesen eine Notwendigkeit und Pflicht. Wenn man den Dokumenteneingang in einem Unternehmen oder einer Organisation betrachtet, bedeutet das, dass der eingehende Brief, das eingehende E-Mail oder sonstige eingehende Dokumente beim richtigen Mitarbeiter am „digitalen Schreibtisch“ oder im richtigen digitalen Prozess landen.

Welche Ausbaustufen haben wir beim digitalen Posteingang umgesetzt? Und woran soll man denken, wenn man die nächste Stufe angeht?

Ausbaustufe 1: Digitale Postverteilung

Das per Post eingehende Dokument soll digital möglichst rasch beim richtigen Mitarbeiter landen – z.B. wie eine E-Mail im E-Mail Postfach des Mitarbeiters. Dabei werden eingehende Briefe gescannt und an Abteilungssekretariate digital zugestellt. Diese Sekretariate leiten dann die elektronischen Briefe an eine Funktionsgruppe (z.B. der Kreditorenbuchhaltung) oder einem dedizierten Mitarbeiter weiter.

Vorteile:

• Schnell umsetzbar
• Arbeiten von überall möglich
• Vorbereitung für nächsten Digitalisierungsschritt

Ausbaustufe 2: Digitale, automatische Postverteilung mit relevanten Daten vom Dokument

Hier liefert die digitale Posteingangslösung alle relevanten Informationen, damit ein Geschäftsfall weitgehend elektronisch erledigt werden kann:

• Wer soll den Geschäftsfall bearbeiten? Wird ermittelt durch die Analyse des Inhaltes des Dokuments (Klassifikation)
• Was muss ich normalerweise manuell vom Geschäftsfall abtippen, damit dieser erledigt werden kann? Durch die automatische Extraktion von Daten aus dem Dokument (Intelligente Extraktion – z.B. Kundennummer, Polizzennummer, Datum, Betrag, Referenz, Kreditorennummer,…)

Die Voraussetzung ist, dass es für die jeweiligen Geschäftsfälle elektronische Prozesse (Workflows) gibt: für Rechnungen – elektronische Eingangsrechnungsworkflows; für Schadensfälle – elektronische Schadensbearbeitung; für die Kündigung – elektronischer Kündigungsprozesse, etc.

Vorteile:

• Automatische Erledigung des Geschäftsfalls möglich (Dunkelverarbeitung)
• Prozessbeschleunigung
• Produktivitätssteigerung
• Erhöhung Kundenzufriedenheit
• Transparenz der Prozesse

Ausbaustufe 3: Digitale, automatische Dokumentenverarbeitung mit vollständigen Daten – der agile Geschäftsfall

Geschäftsfälle laufen nicht nur linear ab. Das gilt auch für Posteingangsprozesse. So ist es für die Erledigung eines Geschäftsfalles z.B. notwendig, mit Kunden Rücksprache zu halten (z.B. per E-Mail) oder weitere Dokumente einzufordern (z.B. ein Lohnzettel, Schadensrechnungen,…). Daher werden in dieser Ausbaustufe Softwarelösungen eingesetzt, die diese agilen Erfassungsprozesse – inkl. neuer Kommunikationstools und Werkzeuge (z.B. Mobile, Chatbot, digitale Signatur, RPA,…) – bieten, damit Geschäftsfälle in den Unternehmen oder Organisationen geschaffen und diese idealerweise ohne manuellen Eingriff abgearbeitet werden können. Ihr Schritt in Richtung „Hyperautomation“.

Vorteile:

• Innovative Prozesse zur Kundengewinnung und Bindung
• Automatische Erledigung des Geschäftsfalls möglich (Dunkelverarbeitung)
• Prozessbeschleunigung
• Produktivitätssteigerung
• Transparenz der Prozesse

Gerne laden wir Sie zu einer Demo der jeweiligen Ausbaustufe ein. Kontaktieren Sie uns unter:

Roman Jäger
E-Mail: r.jaeger@smartcap-its.com
Tel.: 0660 420 1976