Tech News

Änderung des Zustellgesetzes – Perfekt für RPA und Digital Mailroom!

Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung soll die Kommunikation auf elektronischem Weg zwischen Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen mit Behörden weiter ausgebaut werden. Ab dem 1.1.2020 wird laut E-Government-Gesetz daher das „Recht auf elektronischen Verkehr“ für jene Angelegenheiten, die in Gesetzgebung Bundessache sind, eingeführt. Der elektronische Verkehr umfasst auch die elektronische Zustellung (E-Zustellung). Es kann somit eine elektronische Zustellung seitens der Behörden eingefordert werden.

Das Recht auf elektronischen Verkehr ist jedoch auch mit einer Verpflichtungskomponente für Unternehmen verknüpft. Unternehmen sind spätestens mit 1.1.2020 verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen.

Unternehmer können über das Unternehmensserviceportal auf ihre elektronischen Zustellstücke, die von Behörden übermittelt wurden, zugreifen.

Dass „digital“ nun nicht gleich „effizient“ ist, zeigt der Prozess, der bei den Unternehmen nach einem Eingang eines Dokumentes stattfindet:

1. Ein Mitarbeiter muss sich regelmäßig in das Portal manuell einloggen. Bei Großunternehmen, die mehrere Gesellschaften haben, muss man sich für jedes Unternehmen manuell einloggen.
2. Der Mitarbeiter sieht nach, ob es einen oder mehrere Eingänge gibt.
3. Der Mitarbeiter verteilt (manuell) die Eingänge mit „Copy/Paste“ gemäß den internen Prozessen (per Mail, per Ausdruck und manueller Zustellung (sic!), Bereitstellen auf Share und Notification, oder ähnliches.)

Fakt ist, dass dieser Prozess nichts mit Effizienz zu tun hat.

Nun kommen wir ins Spiel: wie können wir hier unterstützen?

• Da es keine Schnittstelle für den automatischen Download der Eingänge gibt bzw. eine Anbindung und Workflow hierfür programmiert werden muss, setzen wir an die erste Stelle einen Software Robot (RPA – Robotic Process Automation)
• Der Software Robot macht genau das, was ein Mitarbeiter machen würde: er holt emotionsbefreit alle neuen Eingänge vom Portal ab.
• Wenn das Unternehmen idealerweise eine digitale Posteingangslösung von uns hat, werden diese Eingänge wie eMails oder Posteingänge behandelt und verteilt.
• Wenn das Unternehmen hier noch keine Lösung hat, dann wird es Zeit. Denn mit einer solchen Lösung landet die Eingangspost – unabhängig vom Kanal (Papierpost, eMail, Fax, e-Governmentportal, MFP,…) beim richtigen Mitarbeiter oder im richtigen Prozess – idealerweise automatisch mit der Intelligenz der Software (AI).

Rufen Sie uns an, wenn Sie hierzu unsere Lösung sehen wollen!

Roman Jäger – 0660 420 1976